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Como planejar o local de trabalho do escritório de design

É importante que todo designer tenha um escritório bem planejado, limpo, confortável e eficiente. Planejamento de espaço se torna uma questão especialmente importante se a sua empresa está se expandindo ou se mudando. Muito pensamento (e, freqüentemente, muito dinheiro) é necessário para achar o espaço com tamanho perfeito, configurá-lo para facilitar o seu trabalho e adicionar as decorações certas para deixá-lo divertido e inspirador.

Se você tem reuniões freqüentes com seus clientes no escritório, o seu espaço físico é também uma parte importante da sua identidade—a localização e as condições devem refletir a alta qualidade dos seus serviços. Quando estiver escolhendo uma localização, você pode dar de cara com uma escolha: um lugar barato ou lugar perto dos seus clientes. É bom estar perto dos seus contatos mais importantes. No entanto, se seus quarteirões são no centro, você pode não conseguir pagar um espaço grande o suficiente na área. Melhor do que apertar sua equipe em um lugar caro e muito pequeno, é achar algo maior, em um lugar não tão longe e com aluguéis razoáveis. Você pode até achar um local apropriado que fique no meio do caminho entre seus clientes e fornecedores (gráficas por ex).

Tamanho do escritório

A quantidade de espaço que você procura será baseada no seu número de funcionários (tanto os de período integral e os de meio expediente) multiplicado por um certo número de metros quadrados por pessoa. Cada indústria tem um padrão para isso. No mundo do design, é de 23 a 32 metros quadrados por funcionário. Espaços de design tendem a ser grandes para acomodar a natureza dinâmica do nosso trabalho. Como referência, a maioria dos outros negócios possui entre 18 e 23 metros quadrados por funcionário. No final da escala, existem também negócios como call centers, que usam apenas de 13 a 18 metros quadrados por pessoa.

Não se confunda com essa regra – ela não representa a quantidade de espaço pessoal dado a cada indivíduo. O cálculo inclui tudo: espaço de trabalho individual, corredores, espaços para reuniões, área de recepção, armazenamento, área de embalagem e transporte, espaço para livros e materiais de referência, banheiros e uma cozinha. Usando esta regra, um espaço de 185 metros quadrados seria suficiente para uma firma criativa com 6 a 8 pessoas. Tirado daquela área total, cada área pessoal teria em média 9 metros quadrados. Como comparação, um cubo administrativo normal tem em média 5 metros quadrados, embora espaço pessoal em corporações seja um tendência cada vez menos comum.

Se você está fazendo esses cálculos porque você está mudando para um novo espaço, tenha certeza de que está deixando espaço para crescer. Se o novo espaço parecer muito vazio no começo , considere deixar uma parte para um amigo temporariamente. Para possibilitar essa opção, você precisa negociar um arrendamento que lhe permita alugar esse espaço não-utilizado.

Como dividir o espaço

O seu próximo grande desafio é configurar o espaço para que ele funcione bem. Cada firma de design tem que achar a combinação mais apropriada de áreas públicas, pessoais e de equipe. Existem filosofias contrastantes de como fazer isso. De um lado, algumas firmas escolhem fazer todo o seu trabalho num único e grande espaço. O maior benefício dessa aproximação é que ela encoraja colaboração constante e divisão de informações. Funcionários tem acesso fácil um ao outro para brainstorming e comentários. É também não muito caro. A desvantagem é que pode ser muito barulhento e com muitas distrações.

Em completo contraste, você pode escolher uma aproximação mais tradicional e fazer escritórios privados. Espaços separados e pequenos com portas que fecham são muito mais quietos. Isso os faz adequados para tarefas que requerem concentração ininterrupta, como escrever. A desvantagem é que escritórios privados podem isolar muito. Eles são mais caros de construir e podem ser difíceis de modificar, uma vez que estão no lugar. Escritórios também ocupam mais espaço (no mundo corporativo, eles geralmente têm 13 metros quadrados), o que deixa menos disponível para outros usuários.

A maioria das firmas de design opta por uma combinação de áreas abertas e fechadas. Aqui está o que é incluído na mistura:

Espaço pessoal:

Designers individuais precisam de grandes mesas para trabalhar, junto com um arranjo ergonômico que inclua um computador, uma maneira de armazenar arquivos de projetos e fichários e um lugar para guardar materiais de referência. Deve ter acesso fácil a scanners e impressoras, e um jeito de manter a iluminação e a temperatura em níveis confortáveis.

Espaço de equipe:

Designers também precisam de espaço para colaborar. Isso pode incluir uma mesa de reuniões colocada no meio de uma área de trabalho compartilhada, uma longa parede para críticas, e talvez até uma sala separada dedicada a um grande projeto ou cliente, onde os materiais de referência podem ser acumulados e o processo do trabalho possa ser exposto. Além das áreas de trabalho, muitas firmas também criam um espaço social compartilhado. Pode ser uma sala de descanso ou, se for grande o suficiente, a cozinha. Refeições compartilhadas podem ser uma parte importante da cultura do seu estúdio.

Espaço público:

A face pública do seu estúdio começa com a área de recepção. Quando um cliente chega para uma reunião, é importante deixar uma boa primeira impressão. Deve existir uma área de reunião adjacente ou uma sala de conferência. Mesmo num estúdio de plano aberto, a tendência é ter um espaço fechado onde os níveis de iluminação e som podem ser controlados para apresentações. É útil ter um quadro branco grande para brainstorming e uma elevação estreita para mostrar trabalhos. Em firmas grandes, a sala de conferências principal freqüentemente possui uma cozinha pequena e um banheiro. Isso diminui o tráfego no resto do estúdio e protege a confidência de outros projetos.

Colocando as coisas no lugar

Nós acabamos de falar sobre como calcular a quantidade total de espaço necessário para sua firma de design e como esse espaço pode ser dividido entre pessoal, de equipe e público. Agora estamos prontos para ver o processo de como arrumar tudo do jeito que você deseja.

Reformando o local

Se você planeja arrendar um espaço completamente “bruto” e não finalizado, irá precisar de uma reforma. Se você mudar para um lugar que já foi ocupado anteriormente, as chances são de que ele terá que ser remodelado. Ambas as situações requerem uma negociação cuidadosa com o dono do espaço. Discuta como a responsabilidade financeira para as melhorias necessárias pode ser dividida. A maioria dos proprietários está disposto a fornecer subsídios para melhorias que aumentam o valor da propriedade e a faça mais desejável a futuros inquilinos. Um advogado imobiliário comercial pode servir como uma fonte inestimável quando negociando esses aspectos do contrato de locação. A negociação pode focar no custo de melhorias específicas ou pode levar a uma concessão geral de construção que é calculada como uma quantidade por metro quadrado. Dependendo do tamanho e da condição do espaço, essa taxa pode variar bastante. Você também precisará esclarecer quem irá inspecionar o trabalho, e qual será o processo requerido para ter os planos finais aprovados pelo proprietário.

No geral, melhorias arrendadas são estruturais ou funcionais. Elas tendem a ser permanentemente ligadas ou integradas à construção, como encanamento e fiação elétrica. Em contraste, há itens que podem ser removidos e levados com você quando se mudar. Seu contrato de locação deve especificar se é permitido (ou talvez exigido) remover algo no final do arrendamento. Se ele for de longo prazo, é comum fazer melhorias compreensíveis – modificações permanentes que ajustam o espaço de acordo com as suas necessidades. Com arrendamentos de curto prazo, no entanto, menos mudanças são feitas. Geralmente há um foco menor no arranjo de mobília e equipamento, e alguns desses itens podem até ser alugados ao invés de comprados.

Construções e transformações requerem conhecimento especializado. Como designer você se sentirá tentado a pegar projetos como esse sozinho. Pense com cuidado antes de tomar essa decisão. Você tem a habilidade e a experiência  apropriadas, e você tem tempo para se distrair das tarefas dos clientes? É uma boa idéia trazer assessores profissionais de fora da sua firma.

Os conselhos de um planejador de espaços podem ser grátis se ele ou ela representa uma empresa que vende contratos mobiliários ou sistemas de escritórios modulares. Um designer de interiores pode trabalhar com você para analisar necessidades e desenvolver plantas baixas, orientar sobre a seleção de materiais, preparar plantas técnicas e documentos de construção, coordenar qualquer autorização necessária, procurar ofertas competitivas de fornecedores como carpinteiros e eletricistas e monitorar a qualidade do trabalho contratado enquanto está sendo feito. Obviamente, tudo isso pode tornar a sua vida muito mais fácil! Você também irá querer conselho de um consultor de redes de computadores em conexões de dados e telefones, servidores locais (e talvez externos) e sobre a instalação de uma rede wireless.

3 condições essenciais para o ambiente

A melhor configuração do seu espaço depende da sua situação particular e necessidades. Tenha em mente que três dos elementos mais essenciais para criar áreas de trabalho confortáveis são boa circulação do ar, boa iluminação e controle de ruídos. Muitas firmas de design tem tetos altos mas paredes internas baixas. Salas isoladas são poucas e tendem a ter uma parede de vidro ou porta de vidro abrindo para um lugar maior e compartilhado. Áreas abertas não são divididas em cubículos com jeito de escritórios burocráticos. Ao invés disso, sistemas de mobília modular com infra-estrutura flexível permitem que os membros da equipe sejam agrupados em “ninhos” que abrigam vários colaboradores (funcionários e freelancers) próximos uns aos outros. Muitas firmas pôem tudo sobre rodas, deixando mais fácil mover mesas, quadros brancos e divisórias quando necessário.

Envolvendo a equipe

Enquanto você passa pelo processo de planejamento e construção, tenha certeza de incluir os funcionários. Peça opiniões de todos que usarão o espaço finalizado. Pergunte que elementos eles gostariam de ver. Esteja aberto a idéias, mas não deixe esse pedido de opiniões virar um comitê de tomada de decisões. É importante ter o envolvimento de todos, mas também é importante manter uma liderança forte e a autoridade na hora de tomar decisões.

Deixe a equipe a par dos acontecimentos

Um projeto grande como esse irá levar semanas ou meses para completar. Durante esse tempo, providencie atualizações regulares para a equipe. Incerteza e falta de informação pode causar ansiedade. Reduza o estresse da mudança ou reconfiguração dando aos funcionários o máximo de informações possível. Enquanto o projeto avança, leve-os para ver o lugar novo, mostre a eles as plantas baixas e até construa modelos para ajudá-los a visualizar como o espaço de trabalho irá ficar.

Permita um pouco de personalização

Muitas firmas também possibilitam algum grau de flexibilidade para cada funcionário providenciando opções para os componentes finais que irão nos seus espaços pessoais. Deixe que os trabalhadores e designers controlem o que eles puderem no espaço de trabalho. Dê a eles uma chance de personalizar seus novos escolhendo opções como cadeiras, mesas, gavetas de arquivo, ou lâmpadas.

Quando você estiver pronto para ocupar o lugar finalizado, orquestre a mudança muito cuidadosamente para minimizar rompimentos com as atividades diárias tanto quanto conseguir. Haverá um período de ajustamento enquanto todos se estabelecem, mas os projetos dos clientes devem continuar!

Quanto se trata de instalações, o maior desafio para firmas criativas é que as necessidades não são estáticas. Os requerimentos pessoais e de equipe mudam com o tempo. Sua firma terá mudanças na equipe, trazendo novos funcionários com diferentes preferências. Você também terá que lidar com ajustes maiores quando os tipos de serviço de design forem se modificando. Por exemplo: o espaço, iluminação e equipamento necessário para design impresso é diferente daquele necessário para web design. O que é ideal hoje será menos que ideal daqui a 3 anos se os serviços que você presta aos clientes mudarem. Quando definir um espaço, tenha certeza de possibilitar crescimento e flexibilidade.

 

Sobre o autor: Shel Perkins, é um designer, educador e consultor com 19 anos de experiência no gerenciamento das operações de empresas lideres no ramo criativo, nos EUA e Reino Unido. Para mais informações, visite www.shelperkins.com.

Obs: Esse é um resumo do texto original: “Facilities planning”, disponível no link: http://cpm.aiga.org/content.cfm/facilities_planning

O texto original foi adaptado para a realidade brasileira.

A tradução para o português foi autorizada para a ProDesignPR pelo AIGA (American Institute of Graphic Arts) – The professional association for design (www.aiga.com)

Tradução: Ana Carolina Garmatter Rocha
Revisão: Ricardo Alexandre Martins

 

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